¿Qué son los centros de negocios?

Ya has elegido el lugar o zona donde quieres ubicar tu oficina. Encuentras un especio decente y te dispones a ponerlo en marcha: contrato de arrendamiento, suministros de luz, agua, internet, gas y por supuesto, compra de mobiliario. Entre los meses de fianza, suministros y compra de mobiliario nos hemos gastado unos miles de euros y unos cuantos días de gestiones necesarias.

Un centro de negocio ya ha hecho previamente estas gestiones y lo que nos ofrece es una oficina completamente equipada, con una serie de servicios adicionales como puede ser el secretariado o atención a clientes, que podemos contratar libremente según nuestras necesidades. De este modo, podemos evitar grandes desembolsos al principio (y reservar el capital para tener liquidez, que tan necesaria va a ser) y poder ir contratando servicios según los vayamos requiriendo.

¿Qué servicios ofrecen los centros de negocio?

Podemos, desde simplemente domiciliar nuestra empresa hasta tener un espacio con servicio de secretariado. Obviamente, la oferta es muy amplia, por lo que intentaré hacer un pequeño resumen de lo que me he encontrado como norma general:

DOMICILIACIÓN

Por este servicio mínimo, pagando una pequeña cantidad al mes, nos permiten que utilicemos su dirección en la domiciliación de nuestra empresa y por consiguiente, en la publicidad, facturas y correspondencia.

Muchos centros, incluso te informan de las visitas que hayas recibido.

El precio en Madrid, de este servicio, oscila entre los 40€ y 80€ aprox.

OFICINA VIRTUAL

El siguiente servicio que nos ofrecen es, domiciliar nuestra empresa y además un servicio de atención telefónica. Esto significa que podrás utilizar un número de teléfono fijo para dárselo a tus clientes y proveedores. Cuando éstos llamen, los recepcionistas del business center los atenderán y desviarán las llamadas al número que tú les hayas indicado.

Como valor añadido, esta atención telefónica puede ser personalizada. Es decir, cuando alguien llame al teléfono, le atenderán con el nombre de tu empresa, siguiendo tus indicaciones.

El precio en Madrid, de este servicio, oscila entre los 90€ y 220€ aprox. Un precio insignificante teniendo en cuenta el valor del servicio.

DESPACHO PRESENCIAL.

La opción más completa es la de alquilar un espacio físico dentro del centro de negocios. Además de tener los servicios descritos anteriormente, podrás instalarte en un despacho totalmente equipado, listo para usar (todos los centros de negocios que he visitado te ofrecen servicio de acceso a Internet y servicios de reprografía).

Además, el espacio que alquiles se encuentra totalmente gestionado, lo que significa que podrás despreocuparte de cualquier tema relacionado con la oficina.

En cuanto a las soluciones, existen muchas posibilidades, desde un despacho profesional para 1 persona, hasta una oficina completa para un equipo 8 ó 10.

EXTRAS.

Para completar la experiencia, puedes alquilar salas de reuniones por horas o jornadas de trabajo. La mayoría de los centros de negocio cuentan también con servicios de traducción, asesoría fiscal, laboral, contable, etc… La verdad, una infinidad de servicios a disposición de la empresa.

Las ventajas que respecto a una oficina “tradicional” (tanto si hablamos de compra como de alquiler) son innumerables. En primer lugar, el ahorro de costes iniciales. ¿Es totalmente necesario tener una oficina? En nuestro caso particular no, ya que al principio lo que haremos es salir a “cazar clientes”. El trabajo de administración y gestión lo haremos desde nuestra casa o desde una cafetería si es necesario. Es absurdo pagar mes a mes el alquiler de una oficina si no la vas a pisar. Te permite adaptar tus gastos al crecimiento de tu empresa, ya que podrás ir solicitando más servicios según tus necesidades.

En segundo lugar, la ubicación. Un centro de negocios nos permite establecer nuestra empresa en las zonas más representativas (y por consiguiente inaccesibles económicamente hablando) de cada ciudad. Por otra parte, la atención que ofrecen a tus clientes y proveedores es exquisita. Todo esto se traduce en una gran imagen para nuestra pequeña y humilde empresa.

En un próximo post nos adentraremos un poco más en esta solución para emprendedores.

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Imagen | Flickr

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Por un lado, mi postura: Como Jefe de Obra estoy acostumbrado a subcontratar a otras empresas el 98% del proyecto a ejecutar. Principalmente porque los plazos de ejecución y los presupuestos de una obra hacen inviable que puedas hacer un proyecto de estas características con personal propio.

1º) Tendrías que tener muchos especialistas que sólo participarían durante determinado tiempo, ¿Qué haríamos con ellos cuando terminaran su labor? Este es el principal problema desde mi punto de vista. Es imposible que una empresa pueda “hacer de todo”, sobretodo manteniendo altos niveles de calidad.

2º) Por otra parte, tienes la gran ventaja que puedes controlar el coste de una partida. Es decir, tu cliente te paga por hacer un trabajo 1000, si tu lo subcontratas por 850, sabes que ganas 150, mientras que si lo haces con gente propia, el coste sólo puedes estimarlo (calculando un poco lo que puede tardar tu trabajador en hacer dicho trabajo).

3º) En nuestro proyecto, evitamos costes a corto plazo, ya que el contratar a personal conlleva tener que pagar un salario (con sus correspondientes seguros sociales) y no sabes si tendrás las suficientes ventas para amortizar dichos salarios.

Mi socio estaba de acuerdo en cierto modo conmigo. Subcontratar es necesario. No puedes contratar un pintor, un fontanero, un calefactor, un carpintero y un albañil para reformar un baño. Dependiendo de la obra, estamos hablando de un trabajo de 10 días como mucho. De los cuales, el pintor tiene 3 días, el fontanero y calefactor 2 días y el albañil 6 días de trabajo. Es imposible hacer de este trabajo algo mínimamente rentable.

Sin embargo, el gran inconveniente de la subcontratación es uno muy sencillo: la falta de compromiso. Un trabajador propio siempre estará más comprometido contigo, que eres su jefe, y con tu proyecto, que es su futuro. Una subcontrata  es más fácil que falle, si por ejemplo, el trabajo para el que le llamas, no le interesa. Implicación, es ese el quid de la cuestión.

Al final te das cuenta que como mínimo, por mucho que quisiera evitar este coste, necesitaremos contratar a cierto personal propio. Variará en función del volumen de trabajo, lógicamente. El planteamiento inicial es sencillo: contratar el personal mínimo e ir ampliando según se necesite.

Es sin duda alguna, uno de los puntos más complejos al que me he enfrentado hasta el momento. Iremos viendo cómo evoluciona este delicado punto. Veremos qué trabajos subcontratamos y el motivo de esta decisión. Mientras, cualquier sugerencia sabéis que es bienvenida.

IMAGEN | Google Imágenes

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Debemos evitar que el proceso de análisis que vamos a empezar se dilate en el tiempo más de lo necesario. Por eso limito a 5 el número de empresas en el comparativo. Proveedores de hosting debe de haber miles en todo el mundo, por lo que sería imposible analizarlos todos.  Os voy a explicar mis criterios personales para elegir las empresas que van a entrar en el comparativo. Son criterios personales que he ido utilizando en el mundo de la construcción y que ahora quiero aplicar para elegir empresas de hosting.

• Empresa habitual: Yo siempre incluyo en mis comparativos al menos a una empresa con la que ya he trabajado. Esté contento o no con ellos, siempre es una buena referencia a la hora de comprar el resto de empresas. En este caso, mi actual proveedor de hosting es 1and1.

• Empresa grande y mediática: En todos los sectores existen empresas que resaltar porque están presentes en todos los medios y eventos. Grandes empresas con masivas campañas publicitarias tras ellos, o simplemente, empresas con grandes éxitos a sus espaldas. Como Jefe de Obra siempre me ha tirado más las PYMES, pues suelen ofrecer mejores precios ya que no tienen que repercutir en ellos complejas estructuras de personal ni costosísimas campañas de márketing. Además, el trato suele ser más personal y directo (ojo, no siempre). Por el contrario, suelen tener más recursos y en épocas de crisis como la actual tienen la capacidad de reventar los precios. Nunca las descartes. Para este caso, he decidido escoger a ARSYS

• Empresa por recomendación profesional de confianza: Me gusta siempre guiarme por las recomendaciones de gente de confianza. De  hecho, veréis como con vuestro negocio el “boca a oído” de vuestros clientes será la mejor campaña de márketing. Para este caso, estuve hablando con un amigo de confianza que es programador. Me recomendó un proveedor con el que está muy contento:Domitienda.

• Empresa de la que sus clientes hablen bien: No siempre conocerás a algún amigo que te pueda recomendar un tipo de empresa determinada. Pero sí tienes la posibilidad de preguntar a clientes, aunque sean desconocidos. Si mucha gente habla bien de una empresa, será que algo bueno tienen. Gracias a Internet, esto es tarea sencilla. Participa en un foro o blogs temáticos. Después de muchas horas de lectura, he decidido que CDMON sea por estos motivos, otra empresa a incluir en el comparativo.

• La quinta empresa: Es cierto que comparando cuatro empresas conseguirás una buena contratación. A veces utilizo este espacio para incluir a empresas que en el pasado las descarté por el motivo que fuera. Como no existen precedentes, he decidido escoger a una de las que envié un correo solicitando información: NERIÓN. Su trato comercial me pareció muy bueno.

Así que centrémonos ahora en compara los precios y servicios de estas 5 empresas para obtener a nuestro proveedor.

Recuerda que esto lo puedes aplicar para contratar prácticamente cualquier servicio o proveedor. Ponlo en práctica y me cuentas tu experiencia!

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Recordad que estaba buscando un nuevo hosting para alojar Emprendeblog. Estudiando las características que actualmente tiene el blog solicité información a varias empresas, leí en blogs y foros especializados y pregunté a personas de confianza. La respuesta fue unánime:

Servidor Linux con al menos 2 bases de datos MySQL de una capacidad mínima de 50 MB.
Espacio hospedaje: Entre 500 mb y 1 gb.
Transferencia mensual de archivos: 10 gb.
Acceso FTP para varios usuarios.
50 cuentas de correo.
Posibilidad de subdominios.
Soporte PHP

Ahora que tenemos claras nuestras necesidades, debemos saber cuánto nos podemos gastar. En este caso particular, me he puesto el tope de lo que ingrese por la publicidad de Adsense.

Es bueno saber apretarse el cinturón lo máximo posible, ya que aparecerán imprevistos de toda clase.Por ejemplo, cuando decidí poner publicidad, hablaba de recaudar 50€. Sin embargo, la realidad es mucho peor. En este primer mes con Adsense he recaudado la mísera cantidad de 15€! Así que, como no sé si la cosa mejorará, he dedidido establecer el presupuesto mensual en 14 € (incluyendo gastos de dominio y alta).

Trasladamos estos datos a la hoja de cálculo que puse a vuestra disposición para hacer el comparativo:

Amplía la imagen para ver cómo he introducido los datos

He creado 4 categorías para poder analizar bien, y de manera independiente, los aspectos claves para realizar un comparativo claro y eficaz.

En la primera categoría he englobado los aspectos relacionados directamente con la configuración del hospedaje (espacio, trasferencia, correo, lenguaje de programación). Como los proveedores nos cobran por paquetes mensuales debemos agrupar todos los conceptos en el precio que hemos estipulado en nuestro presupuesto.

En el grupo 2 analizaremos los costes relativos al dominio (renovación y transferencia del mismo).

El tercer grupo lo utilizaremos para valorar elementos “intangibles”, como por ejemplo lo es el panel de control que tengan las empresas para gestionar el dominio, la atención al cliente que recibamos o la opinión que tengan de ellos terceras persosas (por ejemplo, en foros y blogs temáticos).

El cuarto grupo lo he reservado para introducir cualquier gasto que cobren los proveedores por prestar sus servicios. Por ejemplo, nos encontraremos que algunos cobran alta, y otros no.

Como veis, ya tenemos la base para empezar el comparativo. Una de las claves principales para hacerlo bien es COMPARAR EN IGUALDAD DE CONDICIONES. Espero que hagamos un buen trabajo en este caso.

OTROS CAPÍTULOS DE ESTA GUÍA:

Guía para el estudio y análisis de proveedores (I): Introducción

Guía para el estudio y análisis de proveedores (II): Estudia las necesidades

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Lo primero, y uno de los aspectos más importantes para realizar una buena contratación, es saber y conocer perfectamente lo que necesitas contratar. Parece obvio, pero aquí es donde se incuban los mayores problemas que nos aparecerán en un futuro. No realizar un buen estudio previo conllevará el contratar partidas innecesarias, o peor todavía, no contratar partidas necesarias que posteriormente nos tocará contratar deprisa y corriendo al precio que quieran. Nuestra finalidad será la de dejar todo bien atado antes de proceder al suministro o inicio de cualquier actividad. Es imposible dar consejos sobre este aspecto de manera generalizada. Por eso creo que lo mejor es que estudiemos juntos un caso concreto y con lo que aprendamos, que cada uno lo use para su proyecto o negocio.

Ya sabéis que no soy Informático. No tengo por qué conocer el mundo del hosting, estoy acostumbrado a contratar fontanero, albañiles, maquinaria, suministros… De hecho, os encontraréis en multitud de ocasiones que desconozcáis por completo el producto que vais a contratar. Pero no os asustéis, como Jefe de Obra he tenido que buscar proveedores para llevar a cabo algo innovador que desconocía. No os preocupéis, sólo hay que desarrollar nuestra capacidad investigadora.

Comenzamos la fase de estudio.

Partimos de que sabemos que necesitamos un dominio y un servidor donde alojar el contenido para que funcione el blog y que existen muchísimas empresas que ofrecen estos servicios. Así pues, lo que vamos a analizar son las necesidades reales para contratar unos servicios que se adapten a ellas.

El blog está programado en PHP + base de datos MySQL. Actualmente la página ocupa unos 50 MB y la base de datos 15 MB. El tráfico mensual está en torno a los 3000 MB. Se visualizan entre 800 y 1100 páginas al día. Además, en un futuro quiero crear otro blog (de temática totalmente diferente) con un amigo, así que el nuevo hospedaje debe ser multidominio y multiusuario.

Aparentemente necesitamos un producto sencillo. Pero dejémosnos aconsejar por expertos ¿Cuál es el siguiente paso? Buscar información por dos vías diferentes para poder contrastar datos: Una es preguntar o asesorarte a través de algún amigo/conocido que conozca el mundo del hosting para que recomiende y nos diga que cosas debemos tener en cuenta. Si no conocemos a nadie, utilizaremos Internet e indagaremos en foros o blogs. Por otro lado, preguntaremos directamente a posibles proveedores. He enviado una serie de emails a los departamentos comerciales de varias empresas de hosting preguntándoles qué productos de los que ofrecen se adaptarían mejor a mis necesidades. De este modo, ya tenemos nuestra primera toma de contacto y veremos si son legales o nos ofrecen productos superiores a nuestras necesidades con el fin de cobrarnos lo máximo posible.

ENLACES

Hoja de cálculo análisis proveedores (I)

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Como comenté recientemente en un post, tengo la intención de ampliar el hospedaje donde está alojado Emprendeblog.  He pensado que explicaros el proceso de búsqued, análisis y comparación de proveedores,  paso a paso, sería muy atractivo y práctico, especialmente para los que no tengáis experiencia en un departamento de compras.

Lo que aquí aprendamos, tened en cuenta que lo podremos utilizar en un futuro para contratar prácticamente cualquier suministro o servicio.

Hoja de cálculo para analizar y comparar proveedores.

Al igual que lo hice cuando analizábamos la competencia, quiero compartir con vosotros una hoja de cálculo que considero muy útil para poder analizar correctamente a nuestros proveedores. Con ella podremos tomar decisiones de una manera más clara. Es una hoja de cálculo muy sencilla de manejar, no obstante, os voy a explicar en este post cómo está estructurada para que podáis introducir los datos correctamente:

La hoja de cálculo está dividida en 4 zonas. La nº 1 es el título o encabezado. Podéis sustituir el logo de Emprendeblog por el de vuestra empresa o proyecto.  En la parte derecha deberéis poner un título al comparativo y completar los datos de “descripción” y “comienzo del análisis”.

En la zona nº2 está destinada para introducir los datos de nuestro presupuesto. En la columna “FAMILIA DE PRODUCTOS O SERVICIOS” deberemos indicar la descripción de los elementos que nos interesa comparar. La columna “COMPARATIVO”, que está sombreada en amarillo, es para indicar a la hoja de cálculo si queremos que el elemento de esa misma fila entre dentro del comparativo; esto es para evitar tener que borrar filas innecesariamente; si escribes “SI”, entrará en el comparativo, si escribes “NO”, los datos no se borran, pero tampoco aparecerá en los resultados finales. Las columnas “VOLUMEN” y “PRESUPUESTO” están destinadas para que introduzcas las cantidades y el precio de coste que tienes para gastar.

La zona Nº3 es la destinada para introducir los precios que te vayan ofertando las diferentes empresas a las que pidas precio. Es bastante sencillo. Imagina que has pedido precio del PRODUCTO 1-A a tres proveedores. El proveedor 1 (columnas K y L) te lo ofrece a 1,00€, el proveedor 2 (columnas M y N) a 1,50€ y el proveedor 3 (columnas O y P) a 2,50€. Introduce estos valores en las correspondientes celdas, tal y como está hecho en el propio ejemplo.

La zona Nº4 es donde se realiza el estudio de los datos introducidos hasta ahora. En primer lugar, debajo de las celdas de nuestro presupuesto vemos un sumatorio que nos indica de cuánto dinero disponemos (columna J). A continuación, debajo de cada proveedor (columnas L,N y P) vemos un sumatorio de todas las unidades que nos han presupuestado nuestros proveedores. Debajo de estos, simplemente, la diferencia entre nuestro presupuesto y la oferta del proveedor. Si el resultado final aparece en ROJO POSITIVO significa que sobrepasa nuestro presupuesto, y por consiguiente, perderíamos dinero. Si el resultado es VERDE NEGATIVO, significa que estamos ahorrando esa cantidad respecto a nuestro presupuesto.

La hoja de cálculo es sencilla. En los próximos post os explicaré qué factores debemos tener en cuenta para introducir los datos y realizar un buen comparativo. Para ello, he pensado que lo más práctico es iros contando paso a paso cómo voy estudiando y rellenando esta hoja con los proveedores de hosting.

Podéis descargar la hoja a continuación; en los enlaces, en un archivo comprimido ZIP que contiene dos versiones, una en Excel 2007 y otra en Excel 2003.

ENLACES

Descargar hoja de cálculo para análisis y comparativo de proveedores (ZIP)

Base de datos para analizar  la competencia. (ver tutorial)

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No pienses que hemos terminado con el plan de marketing ni mucho menos, en él continuaremos analizando nuestra idea desde un punto de vista comercial. Sin embargo, creo que es buen momento para empezar a tratar nuestro proyecto  desde un punto de vista más técnico.

Un Jefe de Obra no es ni más ni menos que un gestor de proyectos. Encontrar similitudes entre mi trabajo y mi proyecto empresarial fue uno de los factores clave que me animó a empezar todo esto. Lo que vengo a decir es que, como Jefe de Obra, he tenido que buscarme la vida para llevar a cabo un proyecto, hacerlo rentable cumpliendo plazos y objetivos marcados por los directivos, aprovechando para ello, los recursos de los que disponía. Por ese motivo creo que el plan de producción va a ser uno de los más fáciles en mi emprendimiento.

¿Qué vamos a tratar entonces en el plan de producción?. Es hora de buscar las instalaciones, proveedores y profesionales necesarios para llevar a cabo nuestro negocio.

Deberás tener claro los aspectos básicos del plan de marketing para poder determinar todas las opciones y tomar entonces una decisión correcta. Aunque mejor lo explico con uno de esos ejemplos tan obvios que tanto me gustan:

Imaginad que vamos a crear un negocio de venta de golosinas, que aprovechando la estructura de empresa que tenemos, queremos ofrecer también un servicio de animación de fiestas infantiles. Hemos decidido que la tienda esté ubicada en una zona cuyos habitantes tengan un gran poder adquisitivo, lo cual nos beneficiará de cara a la contratación para los eventos infantiles, pues estas familias podrán permitirse gastarse el dinero en este tipo de servicios. Este perfil de clientes tipo nos ha hecho decantarnos por vender productos exclusivos y de una calidad excepcional que satisfagan sus gustos tan exquisitos.

Partiendo de esta base de negocio, os resumo los puntos que iremos tratando a lo largo de futuros post:

• Selección de proveedores: Aunque nuestros clientes tienen dinero, no son gilipollas (es importante tener claro esto SIEMPRE para cualquier negocio que montemos). No puedes cobrar por un paquete de chicles 6€, aunque sean los mejores del mercado. Pues aunque tengan una renta de millones de € se sentirán estafados y no te comprarán (este ejemplo es extrapolable a empresas). Si quieres vender las golosinas más dulces y tiernas, deberemos buscar los mejores proveedores  en cuanto a calidad, precio y condiciones. Abaratar costes nos permitirá ofrecer un mejor precio sin que esto afecte a la calidad del producto.

• Búsqueda de profesionales: Para animar las fiestas en las que nos contraten, decidimos buscar payasos. Aunque hay muchos payasos en el mercado (sí, sabéis bien por donde voy), nos centraremos en buscar aquellos que se adapten al perfil de nuestra empresa. Estudiaremos si es más conveniente contratarlos para que estén en plantilla, o mejor contar con ellos como colaboradores ocasionales (payasos freelance). Así pues, además de enchufar a conocidos, también analizaremos redes sociales profesionales y servicios de empleo públicos y privados.

• Ubicación de nuestro negocio. Está claro que no vamos a poner la tienda de golosinas en un polígono industrial de la M-40, ¿pero entre un local a la salida de un colegio y un local cerca de un parque? La cosa cambia! Estudiaremos detenidamente la ubicación de nuestro local u oficina. Todo está interrelacionado, dependiendo del alquiler que paguemos, nuestros costes influirán de diferente manera en el precio final de nuestro producto o servicio. Una nave industrial siempre será más barata que un local en la calle más transitada de la ciudad. Esto te permitiría vender el paquete de chicles a la mitad de precio que tu competencia, pero nadie se va a coger el coche para comprar golosinas. Parece un ejemplo estúpido, pero no os podéis imaginar las tonterías que se ven por ahí. (véase capítulo de ajuste de cuentas donde una chica está arruinada tras fracasar con un centro de artes marciales que montó en mitad de un pueblo de Castilla la mancha, quiere abrir un parking para “barquitos” en un descampado desértico de la provincia de Toledo. WTF??? jajajajaja)

• Suministros. Estudiaremos qué  necesidades técnicas tendrá nuestro negocio para poder funcionar. Para nuestra querida tienda, está claro que tendremos que contratar agua, luz y teléfono. Sin embargo, quizás estemos tirando el dinero si contratamos fibra óptica. Estudiaremos las diferentes ofertas de las compañías suministradoras para ver cuál es la que mejor se adapta a nuestro negocio.

Otros conceptos; como licencias, permisos, costes, etc. se estudiarán en el plan legal y financiero.

IMAGEN | Defensor Fortis

VÍDEOS | Ajuste de Cuentas – Familia Burdallo Enlace 1 y Enlace 2

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