Ahora que ya conocemos la diferencia entre activos, pasivos y las cuentas a corto y largo plazo podemos unir las partidas para llegar a la representación clásica del balance de situación:

¿Qué datos obtenemos de nuestra empresa en esta tabla de 2×2?

Gracias a los Activos, podemos saber la proporción de Inmovilizado que tiene la empresa. Nuestra empresa, al ser de servicios no requiere mucha inversión en inmovilizado (a diferencia de, por ejemplo, fábricas). En nuestro caso la proporción es clara: el Activo Circulante representa el 87% de nuestra empresa, mientras que el Activo Fijo, el 13%. Si fuera al revés significaría que algo va mal, como por ejemplo, una excesiva inversión que difícilmente podremos amortizar.

Mientras, los datos del pasivo nos ayudan a ver la estructura financiera de la empresa. Unos pasivos a largo plazo significa que hemos financiado la empresa a largo plazo, lo que nos proporciona una estabilidad financiera. Si nuestro pasivo circulante fuera mayor que el pasivo a largo plazo significaría que estaríamos en una situación de riesgo financiero, ya que tenemos mucha deuda que pagar en un corto periodo de tiempo.

Es importante conocer y entender bien estos conceptos. Seguramente no lleves la contabilidad de tu futura empresa, pero esto es un punto más a nuestro favor en la difícil gestión de un negocio.

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El Balance de situación (también conocido como balance general) es el informe financiero que se utiliza, casi por excelencia, para conocer el estado patrimonial de una empresa. Para ello, el balance nos proporciona información vital sobre la solvencia de nuestra empresa. También sabremos la capacidad financiera que tenemos gracias a la “calidad” de nuestros activos y pasivos.

Para comprender bien la estructura es importante tener claro los conceptos corto y largo plazo. Recuerda que en finanzas, los periodos superiores a un año se denominan “largo plazo”. Por el contrario, los periodos inferiores al año son llamados “corto plazo”. Pero para que este no sea un post aburrido sobre “números”, lo mejor es dejar la teoría y pasar a un caso práctico para entenderlo todo mejor. Si me lee algún contable que me perdone, no voy a utilizar las cuentas del plan general contable. Lo que pretendo es explicarlo de manera conceptual.

Imaginad que creáis una empresa. Partimos con 25.000€ que tenéis ahorrados y 75.000€ gracias a un préstamo ICO.

Nos encontramos con 100.000€ en el activo de nuestra empresa. Ese dinero que tenemos en caja lo invertimos en la compra de unos equipos informáticos por el valor de 15.000€. Si la empresa va bien, dichos ordenadores permanecerán en nuestra empresa durante varios años (3 como mínimo), por lo tanto, esos 15.000€ pasan de nuestra caja (que sería un activo circulante = CP) a nuestro inmovilizado (largo plazo = LP).

Seguimos montando nuestro negocio. Ahora invertimos parte de nuestro dinero de caja en comprar 4.000€ en consumibles (papel, cd’s, tinta para las impresoras) y el pago de 1.000€  para los primeros recibos (luz, agua, internet,etc…). Quedaría reflejado de la siguiente manera en nuestro balance:

En la cuenta de pasivo han aparecido 5.000€ que reflejan una deuda a corto plazo con nuestro proveedores, esta cifra irá aumentando según vayamos incrementando en el activo la cuenta de existencias y circulante.

Ahora recibimos nuestros primeros pedidos. Durante 6 meses hemos diseñado una serie de folletos y servicios de consultoría (por ejemplo) que hemos ido vendiendo a diferentes clientes. Con lo que hemos ingresado de nuestras ventas, aparece en nuestra balance la ansiada partida de beneficios.

¿Por qué aparece el beneficio en el pasivo? Muy sencillo, casi nadie paga al contado en el mundo de los negocios. Siempre se aplazan los pagos (30,60,90 días… hasta años!). Por eso lo dejamos en el pasivo. Ya veremos como pasa al activo

Para que sea fácil de digerir, prefiero dividir esta explicación en dos post. Así que dentro de poco seguiremos adentrándonos en la explicación.

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Por un lado, cuando hablamos de amortizar un activo fijo (más de un ejercicio), consiste en la pérdida gradual de valor a lo largo de su vida física o económica. Contrariamente, cuando amortizamos un pasivo fijo estamos hablando de cancelar parte de una deuda que hemos contraído previamente.

Antes de profundizar más, es importante aclarar otro tema:

Diferencias entre inversión y gasto.

Las diferencias entre ambos términos son meramente conceptuales. Imaginad que tenemos 100.000€, como ambiciosos emprendedores que somos, queremos obtener rentibilidad de ese dinero, por lo que lo invertimos en lo que os dé la gana (excepto en pisos!). ¿Qué hemos hecho? hemos plantado una semilla para recoger en un futuro unos beneficios.

Contablemente, esa inversión pasa a ser un gasto cuando ha cumplido su misión. Tarde o temprano, todas las inversiones se acaban convirtiendo en un gasto. Dependerá si se trata de inversiones en activos circulantes (menos de un año) o activos fijos (más de un año).

Pongamos un caso práctico: invertimos los 100.000€ en comprar 5.000 radiadores. Esos 100.000€ de capital que figuran en los activos, han pasado a conertirse en 100.000€ en radiadores. Mientras estén ahí, en el activo, lo trataremos como inversión. Como hace mucho frío, y el invierno está durando más de lo esperado, vendemos esos 5.000 radiadores por un valor total de 130.000€. Hemos obtenido 30.000€ de beneficio. Es entonces, cuando contablemente tenemos que decir que ha sido gracias al gasto (ya no es inversión) que hemos hecho de 100.000€ en radiadores.

Si hablamos de Activos fijos, también podemos poner un claro ejemplo. Imaginad que somos un equipo de Arquitectos y hemos creado un estudio. Invertimos 100.000€ en equipos informáticos y licencias de Autocad. Gracias a esa inversión, podremos realizar proyectos para promotoras y constructoras hasta que los ordenadores y el Autocad se hayan depreciado tanto que no podamos trabajar con ellos. En ese punto, imaginad que hablamos de 4 años, esa inversión se ha convertido en un gasto. Durante 4 años hemos podido trabajar y hemos obtenido grandes beneficios, pero ahora, son tan antiguos que sólo son un gasto y no nos queda más remedio que volver a invertir en otros nuevos si queremos volver a tener ingresos.

Amortización de activos

El término amortización para referirnos a activos es un término que se suele usar más en entornos de contabilidad, y tiene que ver con la depreciación de activos.

Cuando invertimos en algún activo fijo, como por ejemplo, podría ser la compra de varios equipos informáticos, estamos haciendo un desembolso muy importante. Sin embargo, los equipos los hemos comprado con el fin de explotarlos durante años. Para evitar que ese gasto repercuta íntegramente en el año que se realiza, lo que haremos es dividir dicho gasto en varios años. Repercutiendo de esta manera el gasto en varios ejercicios fiscales. Y es que cuando se invierte en ordenadores, estos son una inversión,cada año que pasa pierden algo de valor, hasta que al final de unos años hay que sustituirlos porque su valor es nulo.

Tu contable será el que determine (con el Plan General Contable) los plazos e importes de amortización. Recordad que recomiendo encarecidamente en delegar la contabilidad en gente preparada para ello. Si tú lo estuvieras, ¡no estarías leyendo este post!

Amortización de pasivos

Si alguno ha solicitado algún préstamo o hipoteca, habrá visto que en cada pago reintegra parte del capital (dinero solicitado a la entidad financiera) más el interés al que hay que te cobran por prestarte el dinero. Dicho esto, el acto de cancelar parte de capital que debemos es lo que se denomina amortización.

Exiten varias vías para amortizar un préstamo:

• Amortización Fija: siempre amortizamos la misma cantidad de capital. Esto significa que la cuota será decreciente ya que tendremos que pagar menos intereses.
• Amortización parcial: sólo se pagan intereses durante la vida del préstamo, para finalmente hacer un pago único y amortizar todo el capital solicitado.
• Método Francés: se caracteriza por tener cuotas de amortización constante a lo largo de la vida del préstamo. El tipo de interés es único durante toda la operación.

IMAGEN | Juan Argenti

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He decidido empezar por el activo y el pasivo porque son unos términos que nos encontraremos muy a menudo. Básicamente, son términos contables que se emplean para conocer el patrimonio real de la empresa a través de los balances.

LOS ACTIVOS.

Un activo es cualquier bien o derecho de propiedad que tiene una empresa y que nos proporcionará rentas en un futuro. El local u oficinas donde se desarrolla la actividad de la empresa, el vehículo que se emplea para repartir o vender nuestro producto, o incluso la confianza que tienen en nosotros los clientes y la imagen corporativa, son activos de nuestra empresa. Por esto, es importante entender que un activo puede ser, tanto material (activo físico), como intangible.

El conjunto de los activos queda compuesto por los activos no corrientes, que son aquellas inversiones permanentes o, a largo plazo (más de un ejercicio) y por los activos corrientes, que al contrario, son inversiones a corto plazo. De estos últimos, es importante saber que se emplea el término activo circulante para referirse a aquellos elementos que se utilizan para el funcionamiento del día a día de nuestra actividad: luz, agua, nóminas, etc. Atentos siempre a este concepto, que está estrechamente relacionado con nuestra tesorería como iremos viendo.

PASIVO.

Si decíamos que los activos eran los bienes o derechos de una empresa, en el pasivo nos encontramos con todas las obligaciones y deudas que la empresa tiene con terceros. Aquí agrupamos las deudas contraídas con proveedores, subcontratas y entidades financieras (en general, los acreedores). Si dichas obligaciones se liquidan en un periodo inferior al año, estaríamos hablando del pasivo corriente, mientras que si son liquidadas en un plazo superior a un año, pertenecerían al pasivo no corriente.

EL PATRIMONIO DE UNA EMPRESA.

El patrimonio no es más ni menos que la diferencia entre los activos de nuestra empresa y el pasivo.

ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO

Aunque en realidad, el patrimonio es técnicamente parte del pasivo (o más bien, un tipo de pasivo). Esto significa que la empresa tiene una serie de obligaciones con los socios y accionistas. Lo que ocurre es que, a diferencia del pasivo, no son exigibles.

La ecuación siempre debe estar igualada, de lo contrario, algún error contable habremos cometido. Si los activos se incrementan, nuestro patrimonio también lo hará. Si contraemos más deuda, el pasivo aumentará y por consiguiente, nuestro patrimonio se resentirá. Quizás este gráfico os resulte más aclaratorio:

Lógicamente, los activos de una empresa han de ser mayores que el pasivo. De lo contrario estaríamos hablando de quiebras y otros términos muy desagradables que ningún emprendedor desea leer. Sin embargo, un buen patrimonio no indica que nuestra empresa esté funcionando. Empresas como en la que estoy trabajando tienen en activos 20 veces el valor que en el pasivo. Estamos hablando de un patrimonio de miles de millones de euros, sin embargo, está al borde del cierre. ¿Cómo es posible? Muy sencillo, si no has entendido nada hasta ahora, no te preocupes porque con este caso lo entenderás a la perfección:

Mi empresa, como la mayoría de empresas constructoras de España, ha construido durante los últimos años muchas viviendas, las cuales, debido a la crisis, son imposibles de vender. Esto significa que tienen MUCHOS ACTIVOS, activos que en un futuro (cuando pase la crisis) se venderán, se convertirán en dinero y podrán hacer frente a sus deudas (sí, el pasivo). Sin embargo, a día de hoy, esta empresa tiene un problema serio de tesorería, ya que no tiene liquidez para hacer frente a las deudas contraídas con sus acreedores. Por ahora el balance es favorable, ya que mientras los activos sean superiores al pasivo, siempre queda algo de esperanza. El problema al que se enfrenta es que el pasivo crece a ritmo alarmante, y cuando éste supere al activo, yo sé de uno que pasará a incrementar el número de parados (por lo menos hasta que consiga crear mi proyecto!)

Bueno, creo que profundizando hasta aquí es suficiente para un emprendedor. Entiendo que esto haya gustado poco, pero no todo son ideas y marketing, también hay mucha burocracia y economía que más vale conocer por el bien de vuestro proyecto.

Por último, tengo que  agradecer a mis amigos y lectores el apoyo que me han prestado para llevar a cabo esta sección.

FUENTE  | Introducción a la Administración de Empresas (Bliblioteca Civitas Economía y Empresa), con la colaboración de Alex, Carmen e Inma.

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